مهندس: مجدي خطاب
- ما هي فوائد الاستعانة باستشاري؟
تستعين الشركات بالاستشاريين لأسباب عديدة. قد تفتقر المنظمة إلى الخبرة أو الوقت أو الخبرة أو الموضوعية المحددة لأداء أعمال تطوير نظام إدارة الجودة دون مساعدة خارجية. سيقوم مستشار نظام إدارة الجودة (QMS) بما يلي:
- القدرة على سد فجوة المعرفة والموارد.
- جلب الخبرة والتطبيق العملي لمشروع نظام إدارة الجودة الخاص بك،
- تحسين فرصتك للنجاح في الحصول على الشهادة إلى حد كبير، من خلال منع أي أخطاء جسيمة في تطوير وتنفيذ نظام إدارة الجودة.
- التعقب السريع لعملية التنمية من خلال التخطيط الفعال والحصول على الدعم الإداري والتنظيمي وضمان الموارد الكافية.
- تنظيم وتسهيل نشر المشروع وتجنب أو حل الصعوبات.
- وفر الوقت والمال من خلال تطوير نظام إدارة فعال يحقق الفوائد مبكرًا وبالتالي الحصول على مردود أسرع على استثمارك في مشروع نظام إدارة الجودة.
ضع في اعتبارك أنه من الأفضل أن يقوم موظفوك بعمل التطوير العملي مع إرشادات وخبرات الاستشاريين. هذا يضمن بقاء ملكية نظام إدارة الجودة داخل المنظمة.
- ما هي الخدمات التي سيقدمها استشاري نظام إدارة الجودة؟
يجب أن يكون المستشار المختص قادرًا على تخطيط وتنظيم أنشطة مشروع نظام إدارة الجودة، والمساعدة في تحديد العمليات القابلة للتطبيق وتوثيقها، والتوصية بإدخال تحسينات على العملية، واقتراح ممارسات معيارية، وتوفير تدريب مخصص في الموقع للمستويات الوظيفية المختلفة داخل مؤسستك، وإجراء عمليات تدقيق داخلية. قد يساعدك أيضًا في تطوير الوثائق بأكملها، اعتمادًا على الموارد الداخلية المتاحة لك.
- ما هي أوراق الاعتماد التي يجب أن يمتلكها مستشار نظام إدارة الجودة؟
يجب أن تكون حريصًا جدًا في التحقق من أوراق اعتماد المستشار. قد تكون قائمة المعايير التالية مفيدة في تضييق المجال:
التعليم:
أثناء قيامك بتنفيذ نظام إدارة، فأنت بحاجة إلى مستشار ذي خلفية إدارية ونظام إداري. يجب أن يكون مستشار نظام إدارة الجودة الجيد حاصل على تعليم جامعي على الأقل ويفضل أن يكون لديه خلفية جامعية. التخصص في علوم الإدارة سيكون مفضلا.
التدريب والتطوير المهني:
-
- هل يحمل الاستشاري أو حصل على شهادة مدقق رئيسي من خلال RAB أو IRCA أو منظمة معترف بها مماثلة؟
- هل يتوافق مع متطلبات المواصفة الارشادية لاختيار الاستشاريين ISO 10019
- اذا كان تابعا لشركة استشارية هل تمتثل الى تطبيق المواصفة الارشادية والخاصة بالمكاتب الاستشارية ISO 20700
- هل لديه تدريب خاص بقطاع معين وتخصص في السيارات والبيئة. الفضاء، والاتصالات، والصحة والسلامة، وما إلى ذلك،
- هل قام بتأليف الكتب والدورات المكتوبة والمقالات المنشورة وتحدث في مؤتمرات وندوات الجودة أو إدارة موقع ويب لنظام إدارة الجودة أو إدارة منتدى نظام إدارة؟
- تدل أوراق الاعتماد والأنشطة المتخصصة المتعلقة بالتجارة على الاستثمار الذي يقوم به المستشار الجيد من أجل صقل مهاراته وخبراته.
الخبرة:
لديك خبرة استشارية لا تقل عن 10 سنوات في مجموعة متنوعة من الصناعات والأهم من ذلك ، خبرة ذات صلة في قطاع الصناعة الخاص بك.
السمات الشخصية:
تريد مستشارًا يتمتع بمهارات جيدة في العلاقات الشخصية والتواصل؛ من هو موضوعي، عملي، مدرك، لبق ومرن في التعامل مع الأفراد على جميع مستويات المنظمة.
التوفر والوصول:
يجب أن يكون الاستشاري قادرًا على توفير وقت الاستشارة (الأيام) التى تحتاجه في حدود الميزانية والإطار الزمني لديك، وأن يكون من السهل الاتصال به عند الحاجة.
الرسوم:
ما هي تكلفة الاستشاري؟ تتفاوت الأسعار، والمعدلات اليومية المنخفضة لا تمنحك بالضرورة أفضل النتائج والتكلفة على المدى الطويل. انظر إلى التكاليف من زوايا مختلفة - في اليوم؛ لكل منتج (على سبيل المثال، دورة تدريبية)؛ سعر ثابت للمشروع؛ العائد على المشروع، وما إلى ذلك.
تذكر أن المستشار الجيد سوف ينجز الأمور بشكل أكثر كفاءة ويساعدك على تطوير نظام إدارة فعال يبدأ في تحقيق النتائج بسرعة أكبر ، مما يوفر لك المال. لذا انظر إلى تكلفة الاستشارات من منظور شامل موجه نحو النتائج.
- أين أجد مستشارًا جيدًا؟
لا يوجد مصدر واحد أو قائمة من الاستشاريين، لذا جرب ما يلي:
-
- قم بإجراء بحث مترجم على Google أو Yahoo.
- الاتحادات والجمعيات المهنية مثل جمعيات الجودة في بلدك أو مثل اتحاد استشاريي الجودة العرب AQCU (http://aqcunion.org/)
- اتصل بمجموعة من هيئات التصديق. سيقدمون بشكل عام قائمة مختصرة من الاستشاريين المتاحين في منطقتك، لتجنب أي تضارب في المصالح.
- من خلال الإحالة من العملاء أو الموردين أو المنظمات أو جهات الاتصال الأخرى الذين استخدموا العمل الذي قام به مستشارهم وكانوا سعداء بذلك.
- الجمعيات المهنية والتجارية. مثل ASQ
- يوفر ناشرو أنظمة الإدارة الرائدون مثل Quality Digest دليلًا سنويًا للمستشارين على موقعهم على الويب.
- مدربو إدارة الجودة. هناك العديد من المدربين الجيدين الذين يقدمون أيضًا خدمات استشارية.
استخدم بيانات الاعتماد من النقطة 3 أعلاه، لتقييم المستشارين المختارين. تأكد من مراجعة المراجع وربما ترتب للمستشار لزيارة مؤسستك واللقاء بك ومع الموظفين الرئيسيين. قد تكون هذه طريقة جيدة لتقدير حجم المستشار في مواجهة قرار الاستجابة العاجلة
- هل يمكن أن يساعد الحصول على (طلب العروض) RFP في عملية الاختيار؟
اختر قائمة مختصرة من 2-3 مستشارين واطلب مقترحات من كل منهم. يجب أن يغطي اقتراحهم نواتج الخدمة؛ عدد أيام الاستشارات والإطار الزمني؛ طرق الاستشارات والتدريب. الرسوم والمصاريف؛ الاتصال والإبلاغ. هذا يوفر أساسًا ثابتًا لتقييمهم.
يجب أن يقوم فريق الإدارة الخاص بك بتقييم المقترحات باستخدام معايير أوراق الاعتماد المحددة من الخطوة 3. تريد من فريق الإدارة المشاركة ودعم قرار الاختيار، بحيث يمكن للمستشار العمل بفعالية مع مؤسستك.
- هل نحن بحاجة إلى اتفاقية موقعة؟
توضيح وتأكيد جميع تفاصيل الاقتراح. تفاوض بشأن أي شروط ترضيك، بما في ذلك الرسوم والنفقات. المستشارون حريصون دائمًا على كسب أعمال جديدة. الحصول على الاتفاقية النهائية موقعة من كلا الطرفين. يعتبر ذلك تمهيدا جيدا للتعاقد وملزمًا قانونًا ويوفر وضوحًا بشأن المخرجات والشروط التعاقدية ويوفر علاقة مستمرة سلسة بين الاستشاري ومنظمتك.
- كيف يجب أن ندير أنشطة المستشارين؟
يجب إدارة جميع أعمال الاستعانة بمصادر خارجية، بما في ذلك الخبير أو الاستشاري. تأكد من أن متطلبات الاتصال والإبلاغ الأساسية واضحة ومفهومة من قبل الطرفين. يجب إجراء مراجعات منتظمة للمشروع والمراحل الرئيسية / القابلة للتسليم مع الخبير والاستشاري والتأكد من حل أي مشاكل أو سوء تفاهم على الفور.
- كيف نقيم أداء الاستشاريين؟
عند اكتمال المشروع، قم بتقييم أداء الاستشاريين من خلال طرح الأسئلة التالية:
-
- هل كانت مخرجات المشروع مقبولة وفي الوقت المحدد؟
- هل كانت النتائج القابلة للتسليم ومتوافقة مع الأهداف؟
- هل قام الاستشاري بعمل جيد في التخطيط؟ وهل تم اتباع الخطة دون تغييرات أو تأخير كبير؟
- هل تم استيفاء متطلبات الاتصال وإعداد التقارير؟
- هل قام الاستشاري بتحويل ملكية نظام إدارة الجودة بشكل فعال إلى موظفي المنظمة؟
- هل بدأت فوائد نظام إدارة الجودة تتحقق بوضوح من نظام إدارة الجودة؟
- هل كانت تكاليف الاستشارات ضمن الميزانية؟
ملخص
يمكن أن يكون الاستشاري موردًا مفيدًا بشكل كبير في إعداد أو تحسين نظام إدارة الجودة الخاص بك. سيقوم المستشار الجيد بتسهيل النقل السلس لملكية نظام إدارة الجودة إلى مؤسستك، وتعزيز مشاركة الموظفين وتمكينهم في الحفاظ على نظام إدارة الجودة بشكل فعال بعد فترة طويلة من رحيل المستشار.
أتمنى أن تكون قد وجدت هذه المقالة مفيدة وأتمنى لك كل التوفيق في استخدامها لمساعدتكم في رحلتكم نحو انشاء وتطبيق نظام إدارة الجودة الخاص بك لتحقيق أهداف عملك وأهدافك.
