5 Tried Tested Ways to Improve Client Reporting Process

ترجمة واعداد مهندس: مجدي خطاب

كم من الوقت تقضيه في كتابة وإرسال تقارير العملاء؟ بالنسبة للعديد من الشركات، تستغرق هذه العملية عدة ساعات أسبوعيًا لكل عميل. هل هذا يعني أنه يجب عليك التوقف عن إرسال تقارير العملاء؟ بالطبع لا. يعد التقرير الى العملاء جزءًا مهمًا من علاقاتك مع العملاء. إنه يبني الثقة معهم ويظهر كيف تساعدهم في تحقيق النتائج المرجوة. قبل كل شيء، سيتمكن عملاؤك من تتبع تقدمهم بشكل أسرع. لذلك، تحتاج فقط إلى معرفة كيفية تحسين وتبسيط عمليات إعداد تقارير العملاء.

ومع ذلك، فإن مجرد تزويد العميل بمجموعة من البيانات في جدول بيانات لا يكفي. يجب أن تكون التقارير سهلة الفهم والإجابة على أسئلة عملائك. قبل كل شيء، يجب أن يتم إرسالها باستمرار، على علامتك التجارية، وسهلة المتابعة.

في هذه المقالة الموجزة، نقدم لك 5 طرق بسيطة ولكنها فعالة لتحسين عمليات التقارير الى العملاء.

1. تحديد الأهداف والمقاييس معا

تحدث إلى عميلك بصراحة. الآن، الغرض الرئيسي من تقارير العملاء هو إثبات أنك تساعد العملاء على تحقيق المراحل المطلوبة. لذلك، بالنسبة للمبتدئين، سوف تحتاج إلى التحدث مع عملائك حول أهدافهم. إذا لاحظت أن أهدافهم ليست واقعية، فتحدث معهم وقدم تفسيرات لهم وساعدهم على تحديد أهداف أكثر موضوعية. هذا مهم لسبب بسيط - الأهداف التي حددتها أنت وعملائك معًا هي أساس استراتيجية إعداد التقارير الخاصة بك. إنهم يحددون المقاييس التي ستختارها لتتبع نتائج حملاتك والتكتيكات التي ستستخدمها لتحقيق النتائج.

الأمر نفسه ينطبق على المقاييس. قد يزودك العميل بقائمة من المقاييس التي يريد منك تتبعها. ومع ذلك، هناك العديد من المقاييس هناك. قد يربكون عملائك. لا يعرفون ما يجب تتبعه، فقد يركزون على مقاييس الغرور التي تجعلهم يشعرون بالرضا عن نتائجهم ولكن لا تخبرهم بأي شيء محدد حول تقدمهم الفعلي. في التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي، على سبيل المثال، يمكن أن تكون هذه الإعجابات أو المشاركات عبر وسائل التواصل الاجتماعي. هذا هو المكان الذي تحتاج فيه إلى التحدث إلى عملائك وتقديم التوجيه الذي يحتاجونه. اشرح مؤشرات الأداء الرئيسية التي ستساعدهم في قياس الأهداف. يجب عليك أيضًا شرح فكرة والغرض من كل مقياس ستدرجه في التقرير. هذا جانب تعليمي من عملية إعداد التقارير سيكسب بالتأكيد ثقة العملاء ويظهر أنك تعرف حقًا ما تتحدث عنه.

من خلال الموافقة على المقاييس التي ستتبعها لقياس النجاح، سوف تتأكد من أنك في نفس الصفحة وتجعل عملية إعداد التقارير بأكملها أكثر اتساقًا وملاءمة.

2. جدولة التقارير

تتمثل إحدى أهم الخطوات نحو بناء عملية إعداد تقارير ناجحة في تبسيط تقارير العملاء. عند إرسال تقارير متسقة ومجدولة، ستقوم ببناء علاقات أقوى مع عملائك والتأكد من أن محادثتك تمضي قدمًا. بالنسبة لهم، يعني هذا أنك تعمل على حملاتهم بانتظام وأنك تحرز تقدمًا.

هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه أتمتة التقارير باستخدام برنامج التقارير. تتيح لك أدوات إعداد التقارير أيضًا إنشاء لوحات معلومات خاصة بالعلامة التجارية وذات صلة لكل عميل وأتمتة عملية إعداد التقارير. تحتاج فقط إلى ضبط وتيرة التقارير وستقوم الأداة بإرسال التقارير لك، مما يضمن حصول عملائك المخلصين على التحديثات بانتظام.

الآن، يتم إرسال تقارير العملاء عادةً أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنويًا. غالبًا ما يكون تقديم التقارير الشهرية خيارًا جيدًا للشركات. التقارير ربع السنوية أقل شفافية وذات صلة بالعملاء الراغبين في رؤية تقدمهم بشكل متكرر أكثر، بينما التقارير الأسبوعية قد تزعج عملائك وتضر بمعدلاتك المفتوحة.

بالطبع، يجب أن تتحدث مع عملائك حول تكرار إرسال التقارير. إذا أراد العميل تلقي تقارير أسبوعية، فيجب أن تلبي توقعاته. يعد تحديد وتيرة عمليات إعداد التقارير أمرًا بالغ الأهمية، لأنه يزيد من اتساق تفاعلاتك. من خلال معرفة نوع التقارير التي يتلقونها ومتى يتلقونها، فمن المرجح أن يفتح عملاؤك رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك ويقرأوا تقاريرك بدقة. قبل كل شيء، ستقوم بأتمتة اتصالاتك، مما يقلل الحاجة إلى الاجتماعات المخصصة أو مؤتمرات الفيديو.

3. اجعل تقاريرك بسيطة وسهلة القراءة

مجرد حقيقة أن العميل يوظفك يعني أنه ليس خبير في مجال تخصصك. ضع ذلك في الاعتبار عند إنشاء التقارير. من خلال تعبئة تقارير العملاء بمجموعة من المصطلحات الفنية والمصطلحات المعقدة وقوائم طويلة من الإحصاءات التي لا يفهمها عملاؤك، فإنك ستحبطهم فقط. إذا لم يفهموا التقرير، فلن يتمكنوا من تقدير الجهد الذي استثمرته لمساعدتهم على تحقيق هدف معين. والأسوأ من ذلك، أنهم قد يبدأون في التفكير في أنك تختبئ وراء مصطلحات وإحصاءات صناعية معقدة لإخفاء عدم كفاءتك.

لذلك، بدلاً من إرسال الكثير من البيانات في تقاريرك بشكل غير مرغوب فيه، ركز على تبسيطها وتكييفها مع احتياجات عملائك المحددة ومستويات المعرفة. ركز على المقاييس الأكثر صلة فقط. تجنب المصطلحات الفنية والمصطلحات الخاصة بالصناعة. استخدم لغة بسيطة وواضحة ولا لبس فيها لتقديم النتائج. اشرح جميع المقاييس ومؤشرات الأداء الرئيسية والإحصاءات والمخططات وما إلى ذلك. وقبل كل شيء، يجب أن تكون تفسيراتك واضحة ومباشرة، بينما يجب أن تكون جملك قصيرة.

بصرف النظر عن أسلوبك في الكتابة، يجب أيضًا التركيز على تصميم تقاريرك. تذكر أن المحتوى والبيانات الخاصة بك مهمة لعملائك. يجب أن يدعم أي عنصر تصميم، من الألوان إلى الطباعة، المحتوى الخاص بك. بالنسبة للمبتدئين، اجعل تقاريرك مقروءة وأسهل في الفهم. قسّم النص إلى فقرات أصغر، واستخدم قوائم نقطية، واكتب عناوين وعناوين فرعية مفيدة تساعد العملاء في العثور على البيانات بشكل أسهل. يجب عليك أيضًا تصور بياناتك - استخدم المخططات والرسوم البيانية لجعل إحصاءاتك أكثر إقناعًا وأسهل في الفهم. يجب أن تحتل البيانات الأكثر أهمية مكانة بارزة في التقرير، لذا فإن هدفك هو العثور على النسبة المثالية عند الجمع بين النص والمرئيات.

4. اختصر التقارير الخاصة بك

عند إنشاء التقارير، ضع نفسك مكان عملائك. تمتلئ صناديق البريد الوارد الخاصة بهم بمجموعة من رسائل البريد الإلكتروني. لا تريد تضييع الوقت في قراءة التقارير الطويلة. بغض النظر عن مدى روعتك وثاقبتك، فقد يقرر عملاؤك عدم فتحها. لهذا السبب يجب عليك تقصير تقاريرك وتسهيل متابعتها وتوصيلها واستيعابها. بدلاً من استخدام جداول البيانات التي تحتوي على العديد من الأعمدة والصفوف، قم بتوفير لوحات معلومات ذات شاشة واحدة. باستخدام أدوات إعداد التقارير، يمكنك دمج عناصر واجهة مستخدم من أدوات متعددة لتوضيح مؤشرات الأداء الرئيسية التي حددتها وإنشاء لوحات تحكم ذات صفحة واحدة لكل عميل. بهذه الطريقة، يمكنهم الوصول إلى بياناتهم في الوقت الفعلي. الوساطة أمر بالغ الأهمية لإرضاء العميل.

5. التواصل بشكل منتظم والاستعداد لتغيير التواصل

لا يمكنك أن تتوقع أن يفهم عملاؤك كل شيء مكتوب في تقاريرك. سيطرحون دائمًا أسئلة ويطلبون منك إجراء تغييرات. وهنا، مرة أخرى، يمكن أن تساعد برامج الإبلاغ. ستتمكن من إنشاء لوحات معلومات تفاعلية لعملائك حتى يتمكنوا من تتبع بياناتهم في الوقت الفعلي. قبل كل شيء، سيطرحون أسئلة ويطلبون منك إجراء تغييرات في أي وقت.

بالنسبة لك، هذه فرصة رائعة لتوطيد العلاقات مع العملاء. شجع العملاء على تقديم ملاحظات وطرح الأسئلة بانتظام. بمعرفة ما يشعرون به حيال تكتيكاتك واستراتيجياتك، ستتمكن من تلبية احتياجاتهم بسهولة. قبل كل شيء، ستثبت أنك منفتح على التغيير وأنك تقدر آراء عملائك ووجهات نظرهم.

الخلاصة:

كما ذكرت أعلاه، تعمل تقارير العملاء على بناء الثقة مع عملائك وتشجع على ولائهم. لهذا السبب تحتاج إلى إنشاء تقاريرك حول مقاييس وأهداف محددة. قم بجدولة تقاريرك وفقًا لاحتياجات عملائك، واستثمر في تصميم واضح وسريع الاستجابة، واستخدم لغة بسيطة. لزيادة تناسق التقارير وتوفير الوقت وأتمتة معظم مهامك، ضع في اعتبارك الاستثمار في برنامج إعداد التقارير.